Käyttäjän poisto

Käyttäjän poisto tapahtuu Pipedrivessa kaksivaiheisesti. Aluksi tunnus poistetaan aktiivisista käyttäjistä ja pääsy järjestelmään estetään. Deaktivoidun käyttäjän voi aktivoida milloin tahansa uudelleen. Deaktivoidut käyttäjät voi myös lopulta deletoida, jos haluaa - se ei kuitenkaan ole pakollista.

Käyttäjän aktivoinnin poisto ei poista mitään tietoa järjestelmästä, minkä kyseinen käyttäjä on sinne luonut. Poistettavan käyttäjän kaupat, muistiinpanot, aktiviteetit, yhteyshenkilöt ja organisaatiot eivät muutu mitenkään, vaikka käyttäjän aktivointi poistettaisiinkin. 

Jos poistettava käyttäjä on luonut automaatioita, ne lakkaavat toimimasta kun käyttäjän tunnut deaktivoidaan. Käyttäjän luomat jaetut suodattimet toimivat, mutta niitä ei pääse enää muut käyttäjät muokkaamaan. Tarkempia tietoja deaktivoidun käyttäjän luomien jaettujen tietojen käyttäytymisestä löytyy tästä Pipedriven tukiartikkelista.

Jos käyttäjällä on ollut sähköposti yhdistettynä Pipedriveen, myös sähköpostit jäävät talteen vaikka käyttäjän tunnuksen aktivointi poistetaan. Sähköpostien pitää olla Pipedrivessa sillä hetkellä kun käyttäjä poistetaan - jos käyttäjä esimerkiksi itse tyhjentää oman sähköpostinsa kokonaan ennen lähtöään, sähköpostit poistuvat myös Pipedrivesta. Sulkekaa siis käyttäjältä pääsy Pipedriveen ennen kuin sähköposti tyhjennetään tai esim. IT tuhoaa sähköpostin.

Huomioi, että käyttäjän poisto ei ole sama kuin lisenssin vähennys. Jos haluatte käyttäjän deaktivoimisen jälkeen myös vähentää laskultanne lisenssin, ilmoittakaa siitä osoitteeseen [email protected].

Käyttäjän aktivoinnin poisto tapahtuu seuraavasti:

1. Avaa Käyttäjien hallinta (User management). Huom! Tähän tarvitset pääkäyttäjäoikeudet ja tilinhallintaoikeudet.
   
2. Valitse poistettavan käyttäjän riviltä oikeasta reunasta kolme pistettä, ja sen takaa Poista aktivointi (Deactivate): 
   
3. Käyttäjä siirtyy listauksessa kohtaan "Ei aktiivinen" 
   
4. Jos haluat aktivoida käyttäjän uudelleen, valitse hänen riviltään kolmen pisteen takaa Aktivoi uudelleen (Reactivate).

Käyttäjän aktivoinnin poisto vapauttaa välittömästi yhden lisenssin (käyttöoikeuden). Ennen lisenssin lisäämistä kannattaa siis aina tarkistaa, ettei listoilla ole ylimääräisiä käyttäjiä kuluttamassa lisenssejä.

Käyttäjän lisäämisestä voit lukea lisää täältä. 

Huomioi myös, että koska käyttäjän aktivoinnin poisto ja myös uudelleenaktivointi on helppoa, voit esim. pidempien poissaolojen kohdalla poistaa vapailla olevan käyttäjän aktivoinnin, lisätä sen jälkeen mahdollisen tuuraajan käyttäjäksi, ja työntekijän palatessa vaihtaa käyttäjän päittäin. Näin et tarvitse ylimääräistä lisenssiä vaan kaksi käyttäjää voi "jakaa"yhden käyttöoikeuden.